峤咚笔记进出口贸易作业标准化手册(范例)
组织系统
详见组织系统图18.2.1。
图18.2.1 组织系统图
业务流程
1.新产品开发(样品收集)。
2.客户开发。
3.客户询价(电报、信件、电报处理)。
4.报价。
5.订单确认。
6.开立境内订单。
7.生产督促及L／C催开。
8.出货。
9.押汇(出货通知)。
10.付款。
业务处理细则
1.新产品开发(样品收集)
- (1)业务科取得新样品后，应填写产品卡(附表18.2.2)，写明以下资料：
- ①临时编号。
- ②品名、规格、包装。
- ③制造厂商名称、地址、电话、负责人、联络人、工厂产量规模。
- ④开发成本。
- ⑤预估生产成本。
- ⑥制造商报价。
- ⑦可能销售对象及地区。
- ⑧预估售价。
- ⑨预估毛利。
(2)业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。
(3)经评估列为A、B类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为C类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。
(4)业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检查，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。
(5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。即1995年6月10日开发的产品，临时编号为950610。若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母顺序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新产品之临时编号相同。
(6)①产品档正式编号共七位数字，第一位数代表……，第二位数代表……，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、B分别代表A类产品或B类产品。
②第一位数填1代表 第一位数填6代表
〃 2 〃 〃 7 〃
〃 3 〃 〃 8 〃
〃 4 〃 〃 9 〃
〃 5 〃
③第二位数填1代表
〃 2 〃
〃 3 〃
〃 4 〃
〃 5 〃
〃 6 〃
〃 7 〃
〃 8 〃
〃 9 〃
2客户开发：
- (1)业务科于每月最后一周业务汇报时，提报下个月的客户开发计划，计划内容包括：
- ①制作公司简介，产品目录(注明交货期限及付款条件)。
- ②产品市场研究、分析、及客户资料之收集。
- ③介绍新产品(邮寄新产品目录)。
- ④刊登广告、邮寄开发信。
- ⑤其他。
- (2)客户开发应选择A类产品，并配合季节性需求。
(3)经研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计划(附表18.2.3)，并按职责列入个人工作计划(附表18.2.4)。
3.客户询价(电报、信件、电话处理)
(1)业务科收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理情况，登记于收文簿(附件4)，将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档(附表18.2.6)。
(2)处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件，依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单(附表18.2.7)，粘附处理。
(3)客户电报限当日回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。
(4)接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上(附表18.2.8)，呈经理批阅，并依指示处理。电话记录一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一联依顺序归入电话记录档，第二联按客户别归入客户档。
4.报价：
(1)业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品ITEM，呈经理审核后，打报价单(附表18.2.9)，必要时修剪样品照片，贴于报价单上。
(2)报价单一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。
5.订单确认：
(1)业务科接到客户订单，即依订单内容，填成交卡(附表18.2.10)交专业人员，让厂商确认买价及交货期后，打SALES CONFIRMATION(S／C)(附表18.2.11)，S／C一式五联，第一、二、三联寄客户，第四联存业务科待办卷，第五联存客户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入客户档。
6.开立境内订单：
业务科依据S／C及成交卡开立境内订货单(附表18.2.12)。
订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专业人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。
(3)业务科依据S／C及订货单填写产品表。
7．生产督促及催开L／C：
- (1)业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促，填写实际生产进度，于每周业务会报时提出报告，必要时现场取样携回核验。
- (2)业务科依每笔S／C所订L／C开立日期，催开L／C。
(3)收到客户开来之L／C，应立即核对交易内容是否相符，若与原来的S／C内容不符，应即要求客户修改L／C，或协调厂商修改订货单内容，修改订货单处理程序与开立境内订单相同。
8．出货：
(1)出货前，业务科联络船公司确定船期，填写装船预计表，同时联络专业人员，确定装柜日期及地点，通知拖车公司将货柜拖到指定地点，以备装柜。
(2)装船预计表一式三联，第一联交报关行签SHIPPING ORDER(S／O)，第二联业务科存查，第三联交专业人员据以验货。
(3)装柜完成后，专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方式，由业务科通知报关行修改，并通知报关行该笔出口押汇银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司，汇送报关行。退税清表上须用中文誊写。
9．押汇(出货通知)：
(1)结关后三日内，业务科自报关行取得提单及押汇文件，经与L／C条款核对相符，呈经理签名后送银行办理押汇，并随时追踪押汇程序，确定银行已经拨款后，通知银行取回结汇证实书。海关签放的输出许可证(CBC)第六联交会计，影本存待办卷。
(2)每笔货品出口后，业务科依出口内容，套打出货通知单(SHIPPING ADVICE LETTER)，一式三联，第一联(正本)及一份完整出口文件副本寄客户，第二联(副本)及一份完整出口文件副本(包括L／C，CBC第六联，装船预计表第二联)存入出货文件档，第三联(副本)存入客户档。
(3)业务科依据实际出口内容，分别填入客户档、产品档及厂商档。
1．付款：
(1)每笔货品出口后，业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专业人员填具验收记录之装船预计表第三联，核对无误后送会计。
(2)会计复核业务科转来的付款凭证，确定该笔出口已经押汇入帐后，即开立付款传票，呈经理核示后，开立结关后11天之支票支付货款，并于所有付款凭证上加盖“付讫”戳记。
交 易 记 录
S／C
| N0． | 成交 | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 日期 | 唛头 | 数量 | 单位 | |||
| 售价 | 总售价 | 单位 | ||||
| 厂商 | 总厂价 | 毛利(％)， | 厂商 | 预定交货日期 | 实际交货日期 | B1V． |
N0．
附表18．2.3
营 业 计 划
年 月
1．产品开发 2． 客户开发 日期 客户名称 厂商名称 S／C N0． P／0No． 售价 厂价 毛利 备 注 3． 出 口 计 划 4．其他 批示： 复核： 制表： 附表18．2．4
工 作 计 划
部门： 姓名： 年 月
日期 星 期 工 作 计 划 执 行 情 形 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 收 文 簿 收文编号 内 容 摘 要 处 理 意 见 批 示 ( 回 函 ) 年 月 客户名称 日 收文编号 内容 摘 要 处 理 意 见 批 示 ( 回 函 ) 年 月 客户名称 日 收文编号 内 容 摘 要 处 理 意 见 批 示 ( 回 函 ) 年 月 客户名称 日 收文编号 内 容 摘 要 处 理 意 见 批 示 ( 回 函 ) 年 月 客户名称 日 收文编号 内 容 摘 要 处 理 意 见 批 示 ( 回 函 ) 年 月 客户名称 日 收文编号 内容 摘 要 处 理 意 见 批示 ( 回 函 ) 年 月 客户名称 日 附表18．2．6
客 户 卡
客户代号：———
名 称
| 地 址 | 负责人(联络人) | 电 话 号 码 | 电 报 号 码 | 传 真 号 码 | 交易记录 | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| No． | 成交 | ||||||
| 日期 | 产品 | ||||||
| 编号 | 数量 | 单位 | |||||
| 售价 | 总 | ||||||
| 售价 | 单位 | ||||||
| 广商 | 总 | ||||||
| 厂价 | 毛利(％) | 厂商 | 预定 | ||||
| 日期 | 实际交货 | ||||||
| 日期 | INV． | ||||||
| 签办单(电话记录 | 收文编号 | 内容摘要 | 拟办、会办 | 批 示 | |||
| 年 | 客户名称 | 月日 | 电 话 记 录 | 收话编号 | 内 容 摘 要 | 拟办、会办 | 批 示 |
| 年 | 客户名称 | 月日 | 附表18．2．10 |
S／C
交货
N0．
成 交 卡 年 月 日
| 客户名称 | 输往地区 | 交易条件 | 订单号码 | 交 期 | 品名规格包装 | 数 量 | 单价 | 总 价 | 厂 商 | 单位 | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 厂价 | 总厂价 | 毛利 (％) | 交货职 | L／C N0． | 保险 | 唛 头 | 船 期 | 效期 | 分 批 | 转船 | 海 运 | 佣金 | 经 理 | 业 务 科 长 | 专 业 人 员 |
附表18．2．12
订 货 单
图 形 售价： 运费： 毛利： I／C开状情况
售方： 订单号码：
订约日期：
交货日期：
电话： 交货地点：
⑦(外箱正面背面唛头)
⑧(外箱两侧面) ⑨内盒印刷 ITBM NO. ITEM No．
Q’TY：
MADE IN SHANGHAI
Q’Ty：
ITEM N0．
Q’TY：
MADE IN SHANGHAI
N．w．KGS． G．w．KGS． ITEM No．
Q’TY：
MADE IN SHANGHAI
⑤本商品口贴MADE IN SHANGHAI 口⑧贴客户特别标签
口 月 日前要样品 套
①编 号
②品 名 及 规 格
③包装明细 单位 ④数 量 单 价 总 价 内盒 中盒 外箱 售方印章： 1．逾期交货或不履行交货所引起的后果售方应负全责。
2．订货质量、规格应完全与样品符合，货品虽经本公司验收，如因质量不良而致发生退货或索赔时，售方负责赔偿并且放弃一切抗辩权。
3．更改订单所列的条件，必需以当面为之并需经本公司的同意，否则无效。
4．请将订单副本签回以利清款。
5．付款条件：结关后11天期票。
购方人员签章：
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