企业外贸管理制度.doc

企业外贸管理条例

一、组成人员：

老板—-盯目标

望远镜—全面的看待市场和使命，要有前瞻性；

外贸部经理—-追过程求结果-

平面镜—真实的看待自己，时刻检查自己的工作

外贸部业务员—-强有力地正确执行

显微镜—把事情做细，从小处入手，精细的做好每一件事情！

共同的关键词：开心、付出有回报（个人能力提升和经济收入）

二、管理制度

为了更好的发展公司外贸业务，提升外贸业绩，同时帮助外贸人员更好的成长，特制定如下条例：

一、基础工作：

1）接受培训—-接受阿里巴巴的电子商务培训，将培训内容运用到日常工作中。

2）熟悉产品—-了解贵公司的产品知识，相关术语，建立一份所有产品的价格表，并经常更新；

3）准备实物样本和电子样本：需由生产部配合，每件产品要提供高质量的样品，便于寄样。同时制作电子样本，买家会经常要求寄样品册，可以用电子样本代替。

4）准备报价单：

A.报价单采用文本形式，其优点文件小，不易受电脑病毒感染，海外买家更愿意接受。

B 报价单的确定需有生产部门和销售部门的协助，大家经过详细分析，最后确定。争取同一产品能有多种报价。

5）询盘处理：

A/接收客户询盘：至少每天三次收发email (早中晚各一次)

B/询盘回复：

确保回复每一个查询

b. 及时报价：一般无特殊情况，客户的每次询价提问确保在一天内完成，争取在两小时内完成，如果需要，报价时连同电子样本、报价单一起发出。

c.回复时尽量告诉买家我们能为他做什么,扼要介绍公司并强调优势所在,完整填写公司地址，电话，传真让买家感觉我们是一家很正规的公司

C．询盘整理：每天在收到买家查询后

第一步：接收和评级, 将所有询盘按A`B`C`D`级进行保存（参考客户管理示范）

第二步：建立买家数据库：

定期向买家发送市场资讯，行业动态，公司新闻

隔些日子，向买家发送最新的产品或最热门的产品，并通知买家到网站上去看；

新产品开发：寻求买家对新产品的要求和建议，或按照买家的要求定做新产品

国外参展并拜访客户；利用买家数据库找出目的地的客户，并查看每次联系的记录，与买家约时间沟通；

参加商展；利用买家数据库通知买家摊位号，带上商展的最新样品，追踪表格。按照买家反馈与买家约见面；

利用买家数据库寄送最新的样本，样品和节日问候及正常性商务问候；

利用买家数据库进行统计工作；了解客户源实力，地域，性质和最受欢迎的产品。

注：A级：有明确意向，成交可能性较大的客户。

B级：有意向，但有些犹豫，需要通过努力才能争取的客户。

C级：有意向，但属于长线采购，周期较长，不确定因素较多。

D级：意向不明确，但也有可能成交。

每月由贵公司操作人员将所有A级客户名单及具体情况提交给总经理。

6）客户跟进：按ABCD级进行。

A级：每周2次 B级：每周一次 C级：每半月一次 D级：每月一次

方法：

将所有的客户资料（如老客户、展览会认识的客户）放入阿里软件/crm客户管理系统中，而不只是来自阿里巴巴的邮件查询。

每次收到一个陌生的邮件查询、电话或传真时，先在客户管理系统中查找他以前有没有和您联系过，问过产品，如果以前有过联系，当时的进展如何？在对该客户的情况有一个基本的判断，进行更有效的后续跟进；如果该客户以前没有联系过，则将他的资料录入到系统中。

系统地跟踪每一个查询，一般每半个月至少和客户联系一次，如果有参展、新产品发布或促销活动，通知客户。

经常利用客户管理系统来发直邮给所有问过产品的买家。

常发新产品推荐给买家。

从节省成本角度出发，合理利用电话、传真、邮件，Trademanager; skype, msn…。

TEL电话：针对A级客户了解详细的情况；

FAX传真：传真查询用传真回复（12小时以内）；

POST：给买家提供最完整的资料，用特快专递寄资料，设计一个反查询表格随信件一起发过去。

7）客户要求寄样品：

a. 电子样本。先寄电子样本给客户，因为速度快而且成本为零，还有样本可随时更新。

b. 真实样品。样品邮寄费一般采用样品免费，快件费到付方式，样品量大，客户先由T/T方式汇到我司帐号，如果客户对产品确有诚意，他会主动提出到付，这样的客户希望很大，关键就取决于样品质量了。

8）网页资料更新：

资料更新（如产品图片更换、公司基本信息修改）是非常重要的一个方面。就好比是公司的一张脸，需要给人以新鲜的面孔。

阿里巴巴的后台操作工具—SupplierCRM是为了针对跟进买家操作特别设计的，可以自己非常方便的完成部分资料发布及更新。阿里巴巴提供Admin Tools操作手册和培训。

三、外贸部绩效考核方法：

标准：1、销售业绩 2、阿里平台有效利用率 3、工作态度及方法（根据三点每季度综合考核一次）

第一季度：外贸部所有业务员在进公司后，工作期间的连续3个月内如果没有出单子（以到款为准），将被辞退。如果没有达到业绩要求，根据第2、3点标准，若表现突出，公司可以考虑给第二次机会；

有效利用阿里1—-3个月要求如下：

A：对阿里资源的充分利用与彻底了解。在这过程中（会抽查二次）。

B：你对自己产品的充分认识与对产品卖点的充分认识。把自己产品通过邮件达到最大价值化。

C：对自己阿里展台的充分部置。让买家第一时间能觉的你公司的实力与信认感。

D：不断的要求自己与买家交流能充分认识的各地区的买家的采购行为。

E：促步让自己成为电子商务交流的专家，建立更多的网上朋友。考核：三个月中有三十个联系中msn或trade manager国外客商。

工作态度及方法：勤奋、积极、热忱

第二季度：每月初预报自己的业绩，根据完成率评估。

有效利用阿里4—6个月要求如下（考证自己前三个月的成绩）

A：考查自己对各地区的买家行为是否了解透彻。

B：有没有意向客户产生。（即有多少个网上朋友）

C：有多少个网上朋友向你要样品（但必须出样品费）。考核条件：三个月内有6个以上客户要求寄样。

工作态度及方法：对客户热忱、专业，在公司内部积极分享，和各部门配合交流畅通

第三季度：每月有客户成交（不管金额大小）

有效利用阿里7—-9个月要求如下

A：在后台订单栏目里记录每一笔订单

B：给每个已经合作的客户做服务

C：邀请高质量客户来华参观我们企业

D：保持经常与老客户的联系，挖掘客户的新需求

E：请求过关系要好客户给公司推荐买家

F：关注后台报表栏目，及时掌握公司国际市场及调整公共产品

工作态度及方法：热忱、专业、创新

第四季度：有至少2个翻单客户

有效利用阿里10—12个月要求如下：

考核自己是否把客户有条理的服务与安排，这是成功的关键。

把过去一年中与现在的国外客户系统分类：

成交客户按地区、产品等分类，做出个性化的服务计划

未成交客户按客户优质等级分类，并能系统性跟进

A类：寄过样品，并一直保持跟进

B类：对网上产品询价比较仔细与认真

C类：对网上产品比较统一询价或让你全面报价

D类：不是对网上产品询价只是对相关产品询价

3、把过去一年的客户与现在的客户按地区、产品分类，总结各地区或各类买家行为

工作态度及方法：激情、创新、归纳总结

薪金待遇制度：

4．1 外贸部销售人员工资待遇：

1、见习业务员（三个月考核，表现优秀者可申请提前转正）

基本工资800元、餐贴150元、各种养老津贴200元、满勤奖50元

2、业务员：（经考核通过，可转为业务员）

基本工资1200元、餐贴150元、电话补贴100元、按当地劳动部门标准交养老保险、满勤奖50元

高级业务员：（具备独立操作订单的能力，每季度评估一次）

基本工资1600元、餐贴150元、电话补贴200元、按当地劳动部门标准交养老保险、满勤奖50元

4、业务经理：（具备独立操作订单的能力，可熟练的培养新的业务员，并具备一定的管理能力，每季度评估一次）

基本工资2000元、餐贴150元、电话补贴300元、、按当地劳动部门标准交养老保险、满勤奖50元

提成制度

提成根据外贸业绩，每月实际结算金额5万美金（包括5万美金）提成百分之一；10万美金（含10万），提成百分之一点三，20万美金及以上，提成百分之一点五，

提成部分，每月结算50%；其余部分与年终奖金一起发放。

年终奖金

奖金根据一年时间阿里有效利用率、工作态度、方法、绩效等综合而定,奖金额度不定

外贸部作息时间：

考虑到国外买家的工作时间跟国内工作时间的时差问题，特调整公司外贸部作息时间如下：

上午：09:00－11:30工作

中午：11:30－13:30休息

下午：13:30－17:00工作

晚上：17:00－18:00休息

晚上：18:00－20:00工作

周日休息

如果有特殊情况，需向公司老总请假说明.

外贸部的学习培训：

为了形成公司内部学习和交流的良好氛围，达到互助提高的效果，公司鼓励交流，学习和互相帮助，比如：阿里巴巴公司提供的业务培训要求必须到场，而且做好学习笔记，阿里巴巴后台外贸服务部要充分利用，加强和阿里巴巴外贸服务人员的沟通和学习，好的意见要充分利用，帮助自己提升业务能力和业绩；

客户跟进管理方法：

要求每个业务人员，把自己联系中的客户进行软件管理，把每个客户每次跟进的情况，在用户管理平台进行管理和记录，老板会定期查看；也方便自己有效管理客户。一周内的新客户必须在当周至少联系一次，对于客户必须进行等级管理，较高级别以上的客户每月至少联系5次（任何形式）。

工作报告的提交：

要求外贸部人员，每周写工作报告，打印出来提交给老板或外贸部经理，同时要求自己建立报告档案，报告要求如下：（参见工作周报）

1．本周工作回顾；

2．本周重点开发的客户以及重点跟进客户（要求说明，客户公司名称，地址，主要联系人，电话，E-mail，客户跟进情况详细描述）；

3．工作总结：本周工作中发现的问题，包括公司内部的问题，自身存在的问题，改进方法，公司如何给予支持；自己业务员心态的变化及感受。

公司制定的外贸部管理条例，每位应员工认真执行，有意见可以及时向老板提出，在以后的实施过程中，可以及时补充目的是为了更好的提升个人和公司业绩，建立良好的工作氛围。若暂无其它意见，公司管理层和外贸部人员可以签订制度共同遵守执行。

情感语录

1.爱情合适就好，不要委屈将就，只要随意，彼此之间不要太大压力

2.时间会把最正确的人带到你身边，在此之前，你要做的，是好好的照顾自己

3.女人的眼泪是最无用的液体，但你让女人流泪说明你很无用

4.总有一天，你会遇上那个人，陪你看日出，直到你的人生落幕

5.最美的感动是我以为人去楼空的时候你依然在

6.我莫名其妙的地笑了，原来只因为想到了你

7.会离开的都是废品，能抢走的都是垃圾

8.其实你不知道，如果可以，我愿意把整颗心都刻满你的名字

9.女人谁不愿意青春永驻，但我愿意用来换一个疼我的你

10.我们和好吧，我想和你拌嘴吵架，想闹小脾气，想为了你哭鼻子，我想你了

11.如此情深，却难以启齿。其实你若真爱一个人，内心酸涩，反而会说不出话来

12.生命中有一些人与我们擦肩了，却来不及遇见；遇见了，却来不及相识；相识了，却来不及熟悉，却还要是再见

13.对自己好点，因为一辈子不长；对身边的人好点，因为下辈子不一定能遇见

14.世上总有一颗心在期待、呼唤着另一颗心

15.离开之后，我想你不要忘记一件事：不要忘记想念我。想念我的时候，不要忘记我也在想念你

16.有一种缘分叫钟情，有一种感觉叫曾经拥有，有一种结局叫命中注定，有一种心痛叫绵绵无期

17.冷战也好，委屈也罢，不管什么时候，只要你一句软话，一个微笑或者一个拥抱，我都能笑着原谅

18.不要等到秋天，才说春风曾经吹过;不要等到分别，才说彼此曾经爱过

19.从没想过，自己可以爱的这么卑微，卑微的只因为你的一句话就欣喜不已